قدم الدكتور تركي بن فهد العيار أستاذ الإعلام بجامعة الملك سعود وعضو منتدى الخبرة السعودي ورشة عمل عن تنظيم الفعاليات في مكتبة الملك عبدالعزيز العامة بالمربع. وذلك ضمن البرنامج الثقافي لعام 2025 بالتعاون مع وحدة العلاقات المجتمعية بكلية العلوم الإنسانية والاجتماعية بجامعة الملك سعود وبحضور عدد كبير من المتدربين والمتدربات.
تطرق د.تركي العيار في البداية إلى توضيح مفهوم تنظيم الفعاليات و هو عملية تخطيط وتنفيذ الأنشطة التي تجمع بين مجموعة من الأفراد أو المشاركين بهدف معين، سواء كان ترفيهياً، تعليمياً، إجتماعيا، ثقافيا، رياضيا، او تجارياً. يتطلب التنظيم الجيد اهتماماً بالتفاصيل المختلفة لضمان نجاح الفعالية وتحقيق أهدافها ، والتي تكون ضمن الأهداف التالية:تعزيز التواصل وبناء العلاقات. ، نشر الوعي والتثقيف ، التسويق والترويج ، الترفيه والتسلية، جمع التبرعات، تحفيز التفاعل المجتمعي والمشاركة، الإحتفال بالإنجازات، وتنمية المهارات وبناء القدرات.
ثم ذكر د. تركي العيار مع الشرح الخطوات اللازمة لتنظيم الفعاليات ، وهي على النحو التالي:
تحديد الأهداف والغايات، تحديد الميزانية، اختيار المكان والزمان
تشكيل اللجان على النحو التالي:
– لجنة التخطيط والتنظيم.
– اللجنة المالية.
– اللجنة الإعلامية.
– لجنة العلاقات العامة.
– لجنة البرامج والأنشطة.
– لجنة التسويق والرعايات.
– اللجنة الفنية.
– لجنة الأمن والسلامة.
– لجنة المتابعة والتقييم.
واكد انه من خطوات التنظيم ايضا التنسيق مع الموردين والشركاء، التسويق والترويج، تنظيم المؤتمر الصحفي، التسجيل ، إعداد وتجهيز المكان ، تنفيذ الفعالية، وأخيرا التقييم والمتابعة:
و تطرق د. تركي العيار إلى التحديات التي تواجه منظمي الفعاليات ، وهي:
التخطيط غير الكافي أو المتأخر، الميزانية المحدودة أو غير المدروسة ، المشاكل اللوجستية ، التسويق والترويج غير الكافي. المشاكل التقنية، التنسيق بين الفرق المختلفة، إدارة الحضور والمشاركين
، التعامل مع الطوارئ أو الحوادث غير المتوقعة، تحديد الشركاء والرعاة المناسبين، الإلتزام بالوقت
، إدارة المتحدثين اوالضيوف
، التأثيرات غير المتوقعة من الأحداث الخارجية، و إدارة التوقعات.
و للتغلب على هذه التحديات ، أكد د. تركي العيار على التخطيط المبكر وإعداد ميزانية مرنة والتسويق المسبق والتنسيق والتدريب وإعداد حلول للطوارئ مع مراجعة تقنية شاملة. فمن خلال التحضير الجيد والتخطيط المسبق يمكن تقليل الكثير من هذه التحديات ، وضمان نجاح الفعالية.
بعد ذلك تم فتح المجال للأسئلة والاستفسارات من قبل المتدربين والمتدربات ، ثم عمل التمارين اللازمة.
